領収証がどこかにいっちゃった！なんてことにならないように、保存方法などをお伝えします。
とりあえず領収証は捨てない
個人事業主になると、やらなければならなくなる確定申告。そう、毎年2月16日から3月15日までの例のやつです。
確定申告をする時に事業の経費として計上するためには、原則それを支払ったことを証明するものがないとダメですよね。
その証明をするものが領収証になります。
ただ、特にサラリーマンだった人が事業を開始して個人事業主となると、「領収証を保存する」という習慣があまりないように思います。
私もその一人で、事務所を開業した前後はいつもの癖で領収証やレシートをゴミ箱へポイしそうになったことが何度もありました。
(ちなみにレシートでも経費として支払った証明になるのでご安心を)
なので、個人事業主になったら領収証・レシートは捨てずに、すべて保存する癖をつけましょう。
ただし、経費に計上できるのはもちろん事業のために支払ったものだけなので、プライベートで支払ったものは経費に計上することはできません。
だからといって事業のために支払った領収証だけを保存して、プライベートで支払った領収証を捨ててしまうのはオススメしません。
プライベートで支払った領収証もあわせて保存しておくことでその効果が発揮されるのは、税務調査が来た時です。というか税務調査が来た時しか使いません。どうせ経費に計上できないプライベート用領収証ですから。
個人事業主に対する税務調査が来た時には、調査官は「プライベートで支払ったものも経費に計上してるんじゃないの？」っていう目線で領収証をチェックします。
そうではないことを証明するためにプライベートで支払った領収証も保存しておき、変に疑われた場合にはプライベート用の領収証を見せて「きちんと事業用とプライベート用で領収証を分けていますよ」と証明しましょう。
個人事業主になったら、「領収証はすべて保存」を心がけましょう。
ご自身で会計ソフトに入力するときは？
ご自身で会計ソフトに入力するときには、領収証をノートなどにのり付けする前に、まずは会計ソフトに入力していきましょう。
特にマネーフォワードやfreeeなどのクラウド会計ソフトに入力する場合には、領収証をスキャナーでスキャンしたり、スマホで写メしたりして入力していくことになるので、ノートなどにのり付けしてしまうと会計ソフトへの入力がやりにくくなってしまうので、会計ソフトへの入力を先に行いましょう。
一通り入力が完了したら入力内容をチェックして、その後領収証を月ごとにノートなどにのり付けして保存しましょう。
「領収証が重ならないように、きれいに保存しておかないとダメですか？」という質問を受けることがあるのですが、重なってしまっても大丈夫です。ペラペラめくって領収証の内容が確認できるようになっていればOKです。
ちなみにノートなどにのり付けして保存するのは事業のために支払った領収証だけです。
プライベートで支払った領収証は月ごとにクリップ止めをして、１年分をまとめて封筒などに入れて保存しておきましょう。
クドイようですけど、税務調査が来なければ使い道はないですからね。
あと会計ソフトへの入力頻度は最低でも月に１回はやりましょう。
時間が経てば経つほど、「あれ？この領収証は事業用？プライベート用？どっちだっけ？」とあやふやになってしまうので、めんどくさいかもしれないけれど「毎週〇曜日は会計ソフトへ入力の日」と決めて会計処理を進めておくと、年末年始が楽になりますよ。
まとめ
・領収証は事業用、プライベート用どちらも捨てない
・会計ソフトに入力してから領収証をノートなどにのり付け保存する
・ノートにのり付け保存するのは事業用の領収証のみ
・プライベート用の領収書は別途保存(登場するのは税務調査の時だけ)
