【ブログ更新】社員旅行の費用は福利厚生費でOK？

社員同士のコミュニケーションツールとして最近復活しつつあると言われている社員旅行。とはいえ社員で旅行すれば何でも費用にできるわけではありません。社員旅行を企画するときにあらかじめ注意しなければならない点とは？

福利厚生費として計上するには？

社員旅行については、税務上も従業員や役員の慰安・レクリエーションのために社会一般的に行われている福利厚生であることは認めています。

そのうえで社員旅行の費用を福利厚生費として計上するためには、以下の要件を満たしている必要があります。

4泊5日というと、例えば月曜日に出発して金曜日に帰宅ですから、一般的な社員旅行であればこの範囲内に収まるのかな？という印象です。

これより長期の旅行期間になると、社会通念上一般に行われている旅行とは認められません(つまり社員旅行として認められないということです)ので注意が必要です。

仮に海外旅行の場合には、「外国での滞在時間が4泊5日以内であること」が条件となるので、往復の機内泊は除かれることになります。

社員旅行は全従業員を対象としたものであるので、特定の人だけが参加する場合には社員旅行として認められません。

多数決ではないですけど、全従業員の半分以上が参加して初めて社員旅行として認められます。

では、どのようなものが福利厚生費として計上できないのでしょうか？

上記の通り社員旅行として認められるためには全従業員の50％以上参加することが必要ですし、そもそも「役員だけ」の旅行はプライベートのものと判断されるので、福利厚生費として計上することは認められません。

この場合には、その旅行費用は役員に対する給与として所得税が課税されます。

「営業成績が優秀だった従業員へご褒美で旅行をプレゼント」という場合にも、特定の従業員だけが旅行に行くことになるので、その旅行費用は福利厚生費としては計上できず、従業員に対する給与として所得税が課税されることになるので注意が必要です。

そもそも対象が「従業員」ではなく「取引先」の時点で社員旅行ではないですよね。

このような場合の旅行費用は、接待交際費として処理することになります。

これは上記の「役員だけで行う旅行」と似ています。

一般の従業員がプライベートの旅行費用を福利厚生費に計上しようとすることはまず無いでしょうから、あるとすれば役員のプライベート旅行の費用でしょう。

この場合にも、その旅行費用は役員に対する給与として所得税が課税されることになります。

金銭との選択が可能な旅行とは、「社員旅行に参加した人には旅行費用を負担」「社員旅行に参加しない人には旅行代金を支給」という形式の社員旅行のことで、この場合には社員旅行の費用も含めた全額が給与と判断されて所得税が課税されます。

これだと結果的に、「会社から支給された給与で社員の人たちと旅行に行ったこと」と全く同じになってしまいます。

なんかやってることがイマイチですね。

社員旅行の費用を福利厚生費として計上していると、税務調査が来たときには100％と言っていいくらいその内容を確認しますので、社員旅行としての要件を満たしていることを証明するために、しっかり書類を保存しておくことが重要になります。

社員旅行フォルダを作成して、以下の書類を必ず保存しておきましょう。

・スケジュール表

旅行会社が作成したスケジュール表でOKです。

・参加者全員が写っている写真

「従業員だけですよ」「全従業員の50％以上参加してますよ」ということを証明をするためには写真を保存しておくのが一番です。

・出欠を確認した資料

従業員の参加の意思を確認するために出欠を取るはずなので、その結果が分かる資料を保存しておきましょう。

・旅行費用を集計したエクセル

簡単で良いので旅行にかかったすべての費用をまとめたエクセルを作成しておきましょう。

社員旅行に関する書類は「これでもか！」っていうくらいに保存しておいたほうが絶対に良いです。

・社員旅行は4泊5日以内、全従業員の50％以上参加が前提

・社員旅行の費用は税務調査では必ずチェックされます

社員旅行を計画される場合には、事前に税理士と相談することをオススメします。