お客様から「手書きの領収証じゃないと経費にならないよね？」という質問をいただくことがあります。
お店で物を買ったり飲食店で飲食すれば、今はほぼ間違いなくレシートがもらえます。
では、もらったレシートとは別に「手書きの領収証をもらわなければならないのか」というと、「そんなことはないですよ」というブログです。
手書きの領収証
会計上経費として認められるためには、「手書きの領収証じゃなきゃダメだ！」と思っている人が少なからずいらっしゃるような気がします。
お客様の会計資料をチェックしていると出てくる手書きの領収証を見ると、その多くはきちんと記載されていますが、なかには日付が空欄となっていたり、「○○代として」の記載がなかったり、ひどいものだと金額以外は空欄なんてものもあります(全部空欄は論外)。
日付が空欄であれば「いつ支払ったのか」が分からないし、何を買ったのかの記載がなければ「そもそもホントに経費になるものなの？」という疑問が沸いてくるので、不備だらけの手書きの領収証では会計処理を進めることができません。
まあ、不備だらけの手書きの領収証を発行する店側も問題アリですが、そのあたりをよく理解していない自社の従業員が不備の領収証をそのまま受け取ってしまって、それが経理に回ってくるというのが現実だと思うので、その場合には領収証を受け取るときに内容をチェックしてもらうように、従業員にアナウンスする必要があります。
あと手書きの領収証は文字通り「手書き」なので、不備に気付いて後から自分で空欄部分を書き足そうとすれば、いくらでもできちゃいますよね(これは犯罪です)。
そう、手書きの領収証は会計資料としては最高ではないし、必須でもないんです。
レシートが発行されないのが当たり前の時代であれば、手書きの領収証を発行してもらう必要があるけど、今はそんな時代ではないですよね。
レシート
一方レシートはどうでしょうか。
お手元にレシートがあれば確認してみてください。
日付、買ったもの(飲食したもの)の明細、合計金額、店名、すべて印刷されているはずです。
飲食店だと来店した人数まで記載されていたりするので、交際費の一人当たり5,000円以下判定も簡単にできてとても便利です。
たまに金額だけしか記載されていないレシートを見かけますが、その場合にはレシートの内容を補完するために手書きの領収証を発行してもらい、レシートとホチキス止めして一緒に保存しましょう。
そんなわけで、いまや手書きの領収証よりレシートのほうが会計資料としては優れている点が多いんです。
あと、レジから印刷された領収証だけを会計資料として保存しているケースを見かけますが、この場合には領収証と同時にレシートが発行されているはずなので、それなのに領収証だけ保存していると「なんか怪しい」という印象を与えます。
経費になる支出なら、印刷された領収証ではなくレシートを保存しましょう。
レシートの難点といえば、時間が経つと印字が消えてしまうものがあるので、印字側を内側に二つ折りにして保存すれば印字は消えにくくなります。
まとめ
・レシートがもらえるなら、別途領収証を発行してもらう必要はありません。
・もし社内ルールで「手書きの領収証をもらうこと」と決めているなら、「レシートでOK」のルールに変えましょう。
・「デートで飲食したときに領収証を発行してもらう男なんてダサい」という話をどこかで聞いた記憶があるけれど、そもそもデートの費用は経費になりませんよ。
・あるお客様が手書きの領収証の発行をお願いしたとき、店員から会社名を聞かれて「○○〇、あとかぶで」と伝えたら、そのまま「○○〇あとかぶ様」と領収証に書かれたという話はホントです。
